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郑州轻工业学院应用系统业务数据共享流程


发布部门:现代教育技术中心  发布时间:2014-02-26  浏览次数:  
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目前梳理出的的数据共享流程(15个)及业务流程(9),统一编号为:

SJGXLC—010203………YWLC—010203……。汇总如下:

数据共享流程汇总表

序号

编号

名称

备注

1

SJGXLC—01

人事系统数据共享流程

2

SJGXLC—02

教务系统数据共享流程

3

SJGXLC—03

研究生系统数据共享流程

4

SJGXLC—04

财务系统数据共享流程

5

SJGXLC—05

学工系统数据共享流程

6

SJGXLC—06

图书馆系统数据共享流程

7

SJGXLC—07

科研系统数据共享流程

8

SJGXLC—08

档案系统数据共享流程

9

SJGXLC—09

迎新系统数据共享流程

10

SJGXLC—10

注册系统数据共享流程

11

SJGXLC—11

掌上校园系统数据共享流程

12

SJGXLC—12

资源门户系统数据共享流程

13

SJGXLC—13

志愿者管理系统数据流程

14

SJGXLC—14

就业数据共享流程

15

SJGXLC—15

离校数据共享流程

业务流程汇总表

序号

编号

名称

备注

1

YWLC—01

郑州轻工业学院迎新基本流程

2

YWLC—02

新生一卡通制卡、发卡基本流程

3

YWLC—03

一卡通系统应用流程

4

YWLC—04

老生报到、注册系统流程说明

5

YWLC—05

离校业务流程

6

YWLC—06

信息发布流程

7

YWLC—07

综合信息网及门户应用流程

8

YWLC—08

教职工业务系统权限分配及分发流程

9

YWLC—09

学生业务系统权限分配及分发流程

SJGXLC—01 人事系统数据共享流程

阶段

序号

工作内容

对应部门/角色

新进人员

信息录入

1

人事系统管理员在系统中分配新进人员编号,录入基本信息,告知个人新工号,要求在人员报到一周内完成

人事处

2

新进人员凭新工号登录人事系统,进行个人信息确认和修改。要求在人员报到一周内完成。

新进人员

3

人事系统管理员对新进人员信息审核确认,形成完整基本信息。要求在人员报到一周内完成。

人事处

人员信息变更

4

人事系统管理员进入人事系统,根据职工号查询出该教职工的基本信息,进行人事变更。

注:要求人事系统实时更新数据。

人事处

人事数据

同步到各应用系统

5

人事数据通过公共数据库,自动同步给教务系统、档案系统、图书馆系统、财务系统、科研系统、研究生系统、学工系统、迎新系统、注册系统、一卡通系统、掌上校园等。

注:教务系统可以根据实际情况,在人事处完成工号编制后,自行添加人员信息,务必保证工号和姓名准确,其他信息以后将自动通过系统更新。

系统自动完成

现教中心技术员核查

SJGXLC—02 教务系统数据共享流程

阶段

序号

工作内容

对应部门/角色

新生信息录入

1

获取招生数据,分配学号、院系、专业、班级,并将数据录入教务系统,形成完整的学生基本信息

:要求新生报到前15天完成。

教务处

学生信息变更

2

教务系统管理员进入教务系统,根据学工号查询学生基本信息,进行学生信息变更。

注:要求教务系统实时更新数据。

教务处

公共数据库下发数据

3

教务系统从公共数据库得到教职工的基本信息,学生缴费、奖学金和处分信息。

:要求人事、财务、学工系统实时更新数据。

系统自动完成

现教中心技术员核查

4

教务系统管理员通过系统接口手动同步人员数据进入教务系统,教务系统管理员根据角色给各个老师授权。

注:

注:1、对于未录入人事系统而先排课的情况,有两种解决方案:

1)人事部门招聘后,通过人事系统先编制工号并填写基本信息,同步给教务系统。如此人不来报到,教务系统可以删除数据。

2)教务系统可以根据实际情况,在人事处完成工号编制后,自行添加人员信息,但务必保证工号和姓名与人事系统一致,其他信息以后将通过数据接口自动更新。

2、各院系教务系统操作员必须是正式教工(含人事代理)

教务处

教务数据

同步到各应用系统

5

教务数据通过公共数据库,自动同步给图书馆系统、档案系统、财务系统、学工系统、迎新系统、注册系统、掌上校园、门户系统、一卡通系统。

系统自动完成

现教中心技术员核查

SJGXLC—03研究生系统数据共享流程

阶段

序号

工作内容

对应部门/角色

新生信息录入

1

获取招生数据,分配学号、院系、专业、班级,并将数据录入研究生系统,形成完整的学生基本信息

注:要求新生报到前15天完成。

研究生处

学生信息变更

2

研究生处管理员进入研究生系统,根据学号查询出学生基本信息,进行学生信息变更。

注:要求研究生系统实时更新数据。

研究生处

公共数据库下发数据

3

研究生系统从公共数据库得到人事、财务相关信息。

注:要求人事、财务系统实时更新数据。

系统自动完成

现教中心技术员核查

研究生数据

同步到各应用系统

4

研究生数据通过公共数据库,自动同步给财务系统、档案系统、图书馆系统、门户系统、一卡通系统。

系统自动完成

现教中心技术员核查

SJGXLC—04财务系统数据共享流程

阶段

序号

工作内容

对应部门/角色

公共数据库下发数据

1

财务系统从公共数据库中得到教务、人事、研究生、科研相关数据信息。

注:要求以上业务系统实时更新数据。

系统自动完成

现教中心技术员核查

2

财务系统管理员通过系统接口手动同步人员数据进入财务系统。

财务处

上传财务数据到公共数据库

3

财务系统管理员手动上传教职工工资和其他数据(报账、学生缴费)到公共数据库。

注:要求每月8号上传工资数据,其它数据实时更新。

财务处

财务数据

同步到各应用系统

4

公共数据库将财务数据自动同步给迎新、注册、离校、门户等相关业务系统。

系统自动完成

现教中心技术员核查

SJGXLC—05学工系统数据共享流程

阶段

序号

工作内容

对应部门/角色

公共数据库下发数据

1

学工系统从公共数据库中得到教务系统、人事系统相关信息。

注: 要求以上业务系统实时更新数据。

系统自动完成

现教中心技术员核查

基本数据确认

2

本专科生凭学号登录学工系统,进行个人信息确认和修改。

注: 按学生处要求时间完成。

本专科生

3

学工系统管理员对本专科学生信息审核确认,形成完整基本信息。

注:按学生处要求时间完成。

学生处

学工数据同步到各应用系统

4

学工数据通过公共数据库,自动同步给教务系统和就业系统。

系统自动完成

现教中心技术员核查

SJGXLC—06图书馆系统数据共享流程

阶段

序号

工作内容

对应部门/角色/对象

公共数据库下发数据

1

图书馆系统从公共数据库得到教务、人事、财务、研究生相关数据信息。

注: 要求以上业务系统实时更新数据。

系统自动完成

现教中心技术员核查

图书馆数据

同步到其它应用系统

2

图书数据通过公共数据库,自动同步给信息门户、掌上校园。

系统自动完成

现教中心技术员核查

SJGXLC—07科研系统数据共享流程

阶段

序号

工作内容

对应部门/角色

公共数据库下发数据

1

科研系统从公共数据库得到人事、财务相关数据信息。

注:要求人事、财务系统实时更新数据。

系统自动完成

现教中心技术员核查

科研数据

同步到各应用系统

2

科研数据通过公共数据库自动同步给财务系统、档案系统。

注:要求科研系统实时更新数据。

系统自动完成

现教中心技术员核查

科研数据

同步到各应用系统

3

科研数据通过公共数据库自动同步给财务系统、档案系统。

注:要求科研系统实时更新数据。

系统自动完成

现教中心技术员核查

SJGXLC—08档案系统数据共享流程

阶段

序号

工作内容

对应部门/角色

公共数据库下发数据

1

档案系统从公共数据库得到教务、人事、研究生、科研相关数据信息。

注:要求以上系统实时更新数据。

系统自动完成

现教中心技术员核查

SJGXLC—09迎新系统数据共享流程

阶段

序号

工作内容

对应部门/角色/对象

公共数据库下发数据

1

从平台中心库得到教务系统的新生数

据。注:教务系统数据及时更新

系统自动完成

现教中心技术员核查

2

从财务中间库得到学生的缴费信息,同步到迎新系统财务缴费环节状态。

系统自动完成

现教中心技术员核查

迎新数据

分发应用

3

迎新数据通过平台接口,自动同步给教务系统

系统自动完成

现教中心技术员核查

SSJGXLC—10注册系统数据共享流程

阶段

序号

工作内容

对应部门/角色/对象

公共数据库下发数据

1

注册系统从公共数据库得到教务系统、人事系统、学工系统、财务系统的相关信息。

注: 要求以上业务系统在开学前更新为最新数据。

系统自动同步

2

本专科学生登录信息门户进入到注册系统,进行报到和注册,。

注:1、院系注册系统管理员可对学生进行注册。2、欠费学生不能注册,须缴清学费后方可注册。

本专科学生

各院系

3

未缴费的学生,教务处能够进行强制注册。

教务处

注册数据

同步到各应用系统

4

注册数据通过公共数据库,自动同步到教务系统。教务系统根据注册数据进行选课。

注:1、教务系统及时手动执行接口

系统自动进行

SJGXLC—11掌上校园系统数据共享流程

阶段

序号

工作内容

对应部门/角色

公共数据库下发数据

1

掌上校园系统从公共数据库得到教务、人事、研究生、图书馆、学工、财务、门户、办公相关数据信息,并进行展示。

系统自动完成

现教中心技术员核查

SJGXLC—12资源门户系统数据共享流程

阶段

序号

工作内容

对应部门/角色

公共数据库下发数据

1

资源门户系统从公共数据库得到教务、人事、研究生系统人员基本信息,进行身份认证。

系统自动完成

现教中心技术员核查

SJGXLC—13志愿者管理系统数据流程

阶段

序号

工作内容

对应部门/角色

公共数据库下发数据

1

志愿者管理系统从公共数据库得到教务、人事、研究生系统人员基本信息。

系统自动完成

现教中心技术员核查

SJGXLC—014就业数据共享流程

阶段

序号

工作内容

对应部门/角色/对象

公共数据库下发数据

1

从平台中心库得到学工、研究生、人事相关的信息

注:要求学工、研究生、人事系统数据及时更新。

系统自动完成

现教中心技术员核查

基本数据确认

2

本专科生凭学号登录就业系统,进行个人信息确认

注:按就业处要求时间完成。重点是生源地信息确认

本专科生

3

研究生凭学号登陆就业系统,进行个人信息确认

注:按就业处要求时间完成。重点是生源地信息确认

研究生

4

就业系统管理员对本专科学生信息审核确认,形成完整基本信息。

注:按就业处要求时间完成。重点是生源地信息确认

就业办

5

就业系统管理员对研究生信息审核确认,形成完整基本信息。

注:按就业处要求时间完成。重点是生源地信息确认

研究生处

就业数据

分发应用

6

就业数据通过平台接口,自动同步给移动就业端。

系统自动完成

现教中心技术员核查

SJGXLC—015离校数据共享流程

系统阶段

序号

工作内容

部门/对象

公共数据库下发数据

1

从平台中心库得到教务、研究生、人事相关的信息

注:要求离校前两个星期同步

系统自动完成

现教中心技术员核查

2

从图书馆数据库得到清还图书的数据,同步到离校系统清还图书环节状态。

注:要求图书馆系统及时更新

图书馆、odi数据接口

3

从财务中间库得到学生的缴费信息,同步到离校系统财务缴费环节状态。

注:要求财务系统及时更新

财务处、odi数据接口

离校数据

分发应用

4

离校数据通过平台接口,自动同步给教务。

系统自动完成

现教中心技术员核查

YWLC—01 迎新基本流程

系统阶段

序号

工作内容

部门/对象

迎新准备

1

确认各部门工作职责及落实责任人;现场指挥迎新工作;迎新结果实时统计查询;

校领导

2

暑假前完成迎新网站各栏目内容提供和完善。

校办组织,各有关单位提供

3

新生报到前20天提供招生数据给教务处。

招办

4

获取招生数据,分配学号、院系、专业、班级,数据录入教务系统,形成完整学生基本信息。在迎新系统中建立批次及权限分配设置。新生报到前15天完成。

教务处

5

根据平台下发的新生数据,生成新生缴费信息并按照格式提供给迎新系统。正式迎新前一天将已缴费的新生信息上传同步给平台。

财务处

6

新生报到前2天完成校园卡准备,并发放到各院系。

卡务中心

7

完成学生宿舍分配信息,按照格式提供给迎新系统。建议新生报到前10天完成。

后勤集团

各院系

8

安排辅导员及志愿者参与现场迎新工作,按照校办要求参加迎新系统使用培训。

各院系

9

组织协调各相关部门配合迎新系统实施、测试、培训、应用。

校办

10

迎新现场环境准备。

校办

11

新生报到前2天完成迎新系统软硬件及现场网络环境准备。

现代教育技术中心

新生现场报到阶段

12

现场缴费;

财务处

13

现场办理收验录取通知书、发放校园卡、安排宿舍、绿色通道申请。

各院系/迎新辅导员

14

现场绿色通道审核

各院系副书记

15

绿色通道申请审核监管

学生处

迎新系统流程:

点击查看原图

注:军训服装系统外办理

YWLC—02 新生一卡通制卡、发卡基本流程

系统阶段

序号

工作内容

部门/对象

临时卡制作与发放

1

新生报到前2天完成校园卡准备,并发放到各院系

卡务中心

正式卡制作与发放

2

在新生报到后30天完成学生数据整理,上传信息平台

教务处

3

新进教工信息及时提供给信息平台

人事处

4

1)新生报到后30天内完成新生、新进教工的照片信息采集。

2)照片数据采集后5天内形成制卡数据,提供给卡务中心

现代教育技术中心

5

一、审验制卡数据,并将数据发给厂家制卡

二、新生报到后60天内完成新生正式卡制作

卡务中心

6

新生报到后60-90天内发放新生正式卡,回收临时卡

卡务中心

YWLC—03 一卡通系统应用流程

系统阶段

序号

工作内容

对应部门/角色

公共数据库下发数据

1

一卡通系统从公共数据库中得到教职工和学生的基本数据。

注: 要求人事、教务、研究生系统及时更新数据。

系统自动完成

现教中心技术员核查

制卡及发卡

2

审核制卡数据,发给厂家制卡。或使用制卡设备单独制卡、补卡

卡务中心

3

迎新报到时,发放一卡通给学生

各院系

一卡通数据同步给各应用系统

4

各应用系统使用一卡通进行身份识别、消费及相关事务处理

各业务系统

相关部门

一卡通数据同步给信息门户

5

从一卡通系统中得到人员的消费信息,在信息门户、掌上轻院中展示

系统自动完成

现教中心技术员核查

YWLC—04老生报到、注册系统流程说明

实施阶段

序号

工作内容

负责部门

准备阶段

1

确认收费项目(学费、住宿费)

财务处

2

设置批次开始、结束时间及报到方式

建议:将注册时间滞后一周,给予学生交费缓冲时间

教务处

3

将学生数据加入到指定批次,注册方式设置

教务处

4

财务数据上传到平台

(注册前一天上传一次数据,注册期间每24小时上传一次)

财务处

5

系统管理员设定学校管理员和院系管理员

教务处

现场阶段

6

报到:

学生到校后,应持本人学生证到所在院系现场报到,院系管理员做现场报到操作,同时发放校园卡。

学生因故不能按时到校报到者,应按学籍管理规定办理请假手续,根据审批情况,院系管理员可以在系统中做缓报到处理。

建议:以后采用扫描学生校园卡的方式报到

各院系管理员、教务处

7

注册:

1)注册条件

学生现场报到后才能注册;

学生须缴清学费和住宿费才能注册。

2)注册方式

院系管理员通过系统在学生现场报到的同时进行现场注册;

学生本人可通过信息门户登录注册系统进行自主注册,也可通过院系管理员注册。

院系管理员根据审批手续,对获批绿色通道的学生可进行注册,注册有效期限为一个学期。

各院系管理员、教务处、学生处

8

学生注册数据同步到教务系统,便于学生选课。未注册学生无法通过系统选课,所有考试成绩无法录入系统。

教务处

运行阶段

9

保证系统安全,稳定运行

现代教育技术中心

YWLC—05 离校业务流程

实施阶段

序号

工作内容

负责部门

学生离校环节设定

1

学生到教务处教务科交学生证;

教务处

2

教务处教材科清理教材费

注:离校管理员批量操作。

教务处

3

图书馆清还图书、交借阅证

注:数据接口后台自动同步。

图书馆、odi数据接口

4

财务处办理相关交费手续

注:数据接口后台自动同步,财务处老师上传数据每天同步一次。

财务处、odi数据接口

5

保卫处转户口关系

注:户口转入学校者办理此项。

保卫处

6

学寓中心办理退宿手续、交宿舍钥匙。

后勤处

7

各院(系)领取毕业证、学位证及就业报到证。

各院系

YWLC—06 信息发布流程

系统阶段

序号

工作内容

对应部门/角色

公共数据库下发数据

1

信息发布平台从公共数据库中得到教职工和学生的人员基本数据。

注:要求人事、教务、研究生系统及时更新数据。

系统自动完成

现教中心技术员核查

信息发布权限设置

2

各部门确定本单位信息管理员(或允许发布信息的人员)。

各部门

3

现教中心系统管理员根据各部门提供的人员信息,进行管理授权。

现教中心

信息发布与审核

4

信息管理员通过信息发布平台发布信息

注:根据信息发布的需要,可将信息发布到校内综合信息网、部门网站,并推荐到新闻网和主页。

各部门

5

对推荐发布到新闻网和主页的信息,由宣传部进行审核发布。

宣传部

YWLC—07 综合信息网及门户应用流程

系统阶段

序号

工作内容

对应部门/角色

公共数据库下发数据

1

综合信息网从公共数据库中得到教职工和学生的人员基本数据。

注:要求人事、教务、研究生系统及时更新数据。

系统自动完成

现教中心技术员核查

信息浏览权限设置

2

在编在岗的教职工和全日制学生,根据分配的账号密码,可直接访问综合信息网和门户。

在编在岗的教职工、全日制学生

3

离退休人员、聘用人员及其他人员可通过所在部门进行统一编号。

注:按“单位编号后四位+3位流水号”的编号规则进行编号。

各部门

4

现教中心系统管理员根据各部门提供的人员及编号信息,进行浏览授权。

现教中心

5

离退休人员、聘用人员及其他人员,根据分配的账号密码,可访问综合信息网和门户。

离退休人员

聘用人员

其他人员


YWLC—08教职工业务系统权限分配及分发流程

阶段

序号

工作内容

对应部门/角色

教职工权限分配及分发流程

1

教工权限两种分配方式:

1、根据人事系统中教工基本信息进行自动分配(迎新,注册,学工,离校系统);

2、相关业务系统进行手动授权(人事、科研、图书馆、财务系统)

注:1、要求人事系统及时更新岗位职务等基本数据。

2、手动授权的业务系统管理员根据人事部门通知手动变更权限。

系统自动完成/各业务系统管理员手动完成

现教中心技术员核查

2

教职工需登录系统进行权限确认、核实,及时反馈。

变更人员

YWLC—09学生业务系统权限分配及分发流程

阶段

序号

工作内容

对应部门/角色

学生权限分配及分发流程

2

学生权限两种分配方式:

1、根据教务系统中学生基本信息进行自动分配(迎新,注册,学工,离校系统);

2、相关业务系统管理员进行手动授权(图书馆、网络学习空间等)

注: 1、要求教务系统及时更新学生学籍、院系班级等基本数据。

2、手动授权的业务系统管理员根据教务部门通知手动变更权限。

系统自动完成/各业务系统管理员手动完成

现教中心技术员核查

3

学生需登录系统进行权限确认、核实,及时反馈。

变更人员

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